Commission nationale de l'informatique et des libertés · Numérique & IA
Outils collaboratifs dans le supérieur : vérifier le RGPD avant usage
La CNIL rappelle que les établissements d’enseignement supérieur doivent encadrer l’usage des outils collaboratifs en ligne dès lors qu’ils traitent des données personnelles.
L'essentiel
- Ce que ça change
- Avant de déployer ou de maintenir un outil collaboratif, les établissements doivent documenter la base légale, informer les usagers et vérifier les garanties du fournisseur. Une AIPD peut être nécessaire avant la mise en œuvre.
- Pour qui
- Établissements d’enseignement supérieur
La CNIL rappelle que les outils collaboratifs en ligne utilisés dans l’enseignement supérieur, qu’il s’agisse d’espaces numériques de travail ou d’outils alternatifs, impliquent le plus souvent des traitements de données personnelles. Sont notamment cités les communications entre enseignants, chercheurs et étudiants, les travaux, les documents stockés, les notes et les appréciations.
Les établissements d’enseignement supérieur, responsables de ces traitements, doivent déterminer une base légale pour chacun d’eux. Lorsque les usages répondent aux missions de service public, la CNIL indique que la base de l’exécution d’une mission d’intérêt public peut être mobilisée. Le consentement apparaît en revanche difficile à retenir, car il doit être libre et sans conséquence négative en cas de refus.
La CNIL insiste aussi sur la transparence envers les étudiants, personnels administratifs, enseignants et chercheurs. L’information doit être concise, compréhensible et facilement accessible, avant la mise en œuvre du traitement, par exemple lors de la première connexion ou par courriel. Elle doit préciser notamment la finalité, la base légale, les destinataires, les transferts éventuels hors Union européenne, la durée de conservation et les droits des personnes.
L’autorité rappelle enfin que certains traitements peuvent nécessiter une analyse d’impact relative à la protection des données avant leur déploiement, notamment en présence de personnes vulnérables, de traitements à grande échelle ou de données sensibles. Elle demande aussi de vérifier les garanties des sous-traitants, d’encadrer les contrats et de porter une attention particulière aux services cloud et aux risques liés aux transferts vers des pays hors Union européenne.
Pour pouvoir les utiliser, les responsables de ces traitements (établissements d’enseignement supérieur), doivent s’assurer de leur conformité à la réglementation en matière de protection des données.
La source
Nous avons lu : CNIL, publié le .
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